Jak ustalać priorytety w natłoku zadań? 3 metody

Każdy ma takie momenty w pracy, kiedy nie wiadomo w co włożyć ręce, a zadania mnożą się z zastraszającą prędkością – to wszystko sprawia, że czujemy się przytłoczeni, sfrustrowani i zestresowani. Jeśli takie sytuacje są dla nas na porządku dziennym, to niestety może odbić się to na jakości naszej pracy, relacjach z współpracownikami, nie wspominając o naszym własnym komforcie psychicznym, czy zdrowiu. Nie zawsze mamy wpływ na to, ile zadań na nas spadnie, ale mamy wpływ na to, jak zorganizujemy swoją pracę oraz jak priorytetowo potraktujemy każde z nich. Najczęstszym błędem jest traktowanie jako priorytetowych… wszystkich zadań – już samo to zdanie jest bez sensu, bo priorytetem nazywamy coś, co jest ważniejsze od pozostałych.

Dziś nie będzie o tym, jak zapobiegać takim sytuacjom, ale jak sobie z nimi radzić. Poniżej możecie przeczytać o 3 metodach, które pomogą ogarnąć zadaniowy chaos i skupić się na tym, co istotne.

1. Metoda Eisenhowera

I

Ważne i pilne

II

Ważne, ale niepilne

III

Pilne, ale nieważne

IV

Nieważne i niepilne

Ta dość popularna metoda polega na podziale zadań na 4 ćwiartki i ustalanie priorytetów na ich podstawie. Zakłada, że w pierwszej kolejności powinniśmy zająć się zadaniami, które są ważne oraz pilne, ponieważ zwykle są zadania kryzysowe / naglące. Po wykonaniu zadań z pierwszej ćwiartki, powinniśmy zająć się tymi z 2 lub 3 ćwiarki, ale to zależy od charakteru pracy. Przykładowo, jeśli Twoja praca opiera się głównie na bieżączce, która musi być wykonana terminowo to w pierwszej kolejności musisz wykonać te „pilne, ale nieważne”, ale jeśli pracujesz strategicznie to kluczowe dla Ciebie będzie wykonanie rzeczy „ważnych, ale niepilnych”, a dopiero później tych „pilnych, ale nieważnych”.

Ta metoda podoba mi się pod tym względem, że jest bardzo zero-jedynkowa – pozwala uniknąć sytuacji, gdy w natłoku zadań, rzucasz wszystko i zajmujesz się podesłaną przed chwilą wrzutką od szefa, która w rzeczywistości jest zadaniem „pilnym, ale nieważnym” i powinieneś w pierwszej kolejności zająć się 15 innymi tematami.

2. Metoda MoScOW

Druga, trochę inna, ale równie prosta metoda zakłada, że dzielimy zadania na te, które 1.trzeba zrobić, 2.powinniśmy zrobić, 3.moglibyśmy zrobić (ale nie musimy) i te, których z różnych względów 4. nie zrobimy. Jeśli chodzi o priorytetowość to powinniśmy traktować zadania od góry (rys. obok), czyli zaczynamy oczywiście od tego, co musimy wykonać. Podoba mi się to, że startując z listą zadań podzieloną na 4 „szufladki”, eliminujemy jedną z nich („won’t”), a tym samym skracamy naszą listę zadań. Według dobrych praktyk, tę metodę powinniśmy stosować w takich proporcjach poświęcenia czasu: Must – 60%, Should – 40%, Could – 20%.

3. Metoda 2 min

Ta prosta metoda raczej jest niewystarczająca jako główna metoda organizacji zadań, ale za to świetnie sprawdzi się jako metoda wspierająca. Warto ją stosować nie tylko w sytuacjach kryzysowych, ale również w codziennej pracy. Polega ona na tym, by zamiast bezmyślnie dodawać kolejne zadanie do już i tak długiej listy „TO DO”, zadać sobie pytanie:

Jeśli odpowiesz twierdząco – zrób to od razu. Jeśli nie – dopiero wtedy wpisz na listę. Dzięki temu zredukujesz do minimum

Wszystkie te metody są bardzo proste i czasem wystarczy 15 minut, by zyskać dużo więcej czasu i komfortu psychicznego, a przede wszystkim poczucia, że nie zajmujesz się czymś na oślep, czemu łatwo ulec w sytuacjach kryzysowych.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *